Trzy Prawa Mejla i kilka tajemnych sztuczek

MASZ 47 NOWych WIADOMOŚci

Inbox. Puszka, a może skrzynka Pandory. Broń masowego rażenia. Wróg numer jeden. Taki, bez którego jednak żyć (czyli pracować) nie potrafię.

E-mail ma, oczywiście, mnóstwo zalet. Umożliwia błyskawiczny kontakt z osobami z innego działu, piętra lub kraju. Pozwala natychmiast przesłać raport czy prezentację. Ułatwia organizację spotkań i kontrolę nad zadaniami. Programy służące do zarządzania pocztą, takie jak Outlook, proponują setki funkcjonalności, które mogą ułatwić użytkownikom codzienne zadania… A jednak tysiące ludzi na co dzień, gdy widzą kolejnego mejla, reagują niepokojem, irytacją, a nawet gniewem.

Specyfika pracy w korporacji (czy nawet w mniejszych i średnich przedsiębiorstwach) wymusza korzystanie z poczty elektronicznej. E-maila po prostu nie da się obejść. Jest to nieodzowne narzędzie pracy, tak jak nożyczki dla krawca czy skalpel dla chirurga. Problem zaczyna się wtedy, kiedy z narzędzia korzysta się w niewłaściwy sposób. Nadużywanie e-maili może odbić się negatywnie na samopoczuciu, zdrowiu, relacjach biznesowych i wykonanych zadaniach. W cięższych przypadkach – na życiu rodzinnym i związkach partnerskich.

Przesadzam?

Przychodzi mi do głowy przykład Ali (imię zostało zmienione), która latami kierowała zespołem, by awansować na zastępcę menadżera operacyjnego, aż w końcu sama została tymże menadżerem. Przez wiele lat była niezwykle produktywną osobą. Nie było maila, którego zignorowała, nie było bzdurnego raportu czy pliczku, którego nie uzupełniła, zaktualizowała bądź skomentowała. Uprawiała przy tym mikrozarządzanie, co tylko powodowało, że miała znacznie więcej rzeczy do skontrolowania.

Ala nie była dobrym przełożonym. Nie urodziła się liderem, ale i nie starała się rozwijać – jakoś nigdy nie było czasu na szkolenia. Bo inne spotkania, bo backlog. Ponieważ pracowała w firmie praktycznie od początku i znała mnóstwo ludzi, a przy tym „ogarniała” i nie wpadła w wir rotacji, została przez zasiedzenie kierownikiem zespołu, a potem przyszły kolejne, wcześniej wspomniane awanse.

Gdy moja żona ostatni raz o niej słyszała, Ala żaliła się, że wracając wieczorem po pracy robi dzieciom kolację, a potem siada do pracy, by „obrabiać skrzynkę i raporty”. W nocy kładzie się do łóżka z synkiem, a nie z mężem, ponieważ – jak mówi – chociaż tak może trochę pobyć z dzieckiem. Poza tym podobno nie wygląda najlepiej.

Trzy Prawa Mejla

Przygotowując się do tego wpisu, trafiłem przypadkiem na wyniki badania firmy Qualtronics z przełomu 2016 i 2017 roku. Wynika z nich, że około 50% czasu w pracy spędzamy pisząc/czytając maile. I podobno tylko 14% z tych mejli ma faktyczne znaczenie. Ośmielam się zgodzić z wynikami.

Niniejszym pragnę ogłosić Trzy Prawa Mejla, powszechnie znaną wiedzę tajemną, która powinna stanowić fundament szkoleń wstępnych w każdej firmie.

Owe prawa posłużą mi jako tło do kilkunastu pomysłów na ograniczenie stresu związanego z mejlami (lub przez nie wywołanego), którymi chciałbym się w tym miejscu podzielić.

Pierwsze prawo Mejla: Czym więcej mejli wysyłasz, tym więcej ich dostajesz.

Odpowiedz na jednego mejla, to dostaniesz dwa. To jak ucinać łeb Hydrze. Pisanie mejli może stać się nawykiem. Wiem to po sobie. Nietrudno wpaść w pułapkę rozwiązywania wszystkiego przez e-mail. No, bo skoro ktoś do mnie pisze, to instynktownie odpowiadam w ten sam sposób, prawda? A że stosunkowo rzadko dwa mejle wystarczą, żeby rozwiązać problem, to liczba wiadomości nieustannie rośnie. W tym czasie problem czeka nierozwiązany.

Drugie prawo Mejla: Mejle nie rozwiązują problemów. Ludzie to robią.

Ilość niedopowiedzeń albo błędnych odczytań dwóch czy trzech zdań w wiadomości tekstowej zadziwia mnie już od czasów komunikatorów typu Gadu-Gadu. Co więcej, wiadomość tekstowa jest w stanie nawet stworzyć problem, którego nie ma. Nic nie zastąpi kontaktu z innym człowiekiem. Prawdziwym człowiekiem, nie zdjęciem czy awatarem.

Trzecie prawo Mejla: Co z oczu, to z serca.

Pisałem o tym w jednym z pierwszych postów. Niewiarygodnie motywująco działa widok pustego inboksa na koniec dnia. Uwierzy w to każdy, kto boryka się z codzienną powodzią mejlową. I odwrotnie – czym więcej mejli na skrzynce, tym słabsza motywacja do zrobienia z nimi porządku. Wyobraź sobie dwa pokoje. W jednym z nich na podłodze leżą spodnie i dwie koszule. W drugim ktoś opróżnił całą szafę i rzucił odzież na środek pomieszczenia. Który pokój posprzątasz w pierwszej kolejności?

10 trików

Jeśli temat zalewu mejlowego brzmi znajomo, chciałbym polecić ci kilka sprawdzonych pomysłów i trików, które pomogą pozbyć się stresu związanego z mejlami w pracy, a przy okazji mogą ułatwic ustalanie priorytetów, zmniejszyć natłok zadań i wzmocnić twoją efektywność.

#1 DAWKOWANIE
Czytaj mejle w określonych blokach czasowych. Dwa, góra trzy razy dziennie. Nie będziesz się wówczas rozpraszać. Jeśli pracujesz z Outlookiem, wyłącz koniecznie powiadomienia dźwiękowe i wyskakujące okienka. Temat łatwo zbagatelizować, ale uwierz mi, że momentalnie odczujesz różnicę in plus.

#2 DELEGUJ
Gdy dostajesz wiadomość, zastanów się, czy na pewno ty jesteś właściwym adresatem, tą najlepszą osobą do zajęcia się konkretnym zadaniem lub pytaniem. W korporacjach mnóstwo ludzi działa po omacku, niekiedy strzela na oślep, bo usłyszy jakieś nazwisko albo nazwę działu, więc momentalnie przystępuje do ataku. Ty najlepiej znasz swoje obowiązki, więc masz prawo się bronić. Jeśli istnieje ktoś inny, kto powinien się zająć sprawą, natychmiast ją przekieruj.

#3 ZRÓB TO OD RAZU
Jeśli mejl niesie za sobą konieczność odpowiedzi lub akcji, która zajmie Ci minutę lub kilka, najlepiej zajmij się tym od ręki. Podobnego zdania jest David Allen (polecam jego „Getting Things Done”) czy Kerry Gleeson („Zrób to do razu”). Jeśli podjęcie działania zajmie ci dosłownie chwilę (może 15 sekund, może 2 minuty), działaj bez zwłoki. Po wszystkim usuń mejla. Inaczej o tym zapomnisz albo będziesz kilkakrotnie wracać do wiadomości i tracić czas.

#4 DOPYTAJ LUB IGNORUJ
Znasz pewnie tę sytuację. Dostajesz maila, czytasz go, ale nie wiesz, co z nim począć. Albo nie możesz się zebrać, bo to wymaga kilku różnych działań. Na wszelki wypadek zostawiasz go na później, żeby przeczytać w spokoju (sic!), gdy będziesz mieć trochę więcej czasu (sic!). Dzień później wracasz do treści, choć nadal nie wiesz, co z tym fantem zrobić. Mija kilka dni, a mejl stopniowo zsuwa ci się na dół listy, aż w końcu ginie w powodzi nagłówków. Jakiś czas później przeglądasz skrzynkę i nagle znowu na niego trafiasz. Nie pamiętasz, o co chodziło, więc czytasz od nowa, zastanawiasz się…

Nie załatwiając sprawy od razu, czytasz kilka razy ten sam komunikat, a więc tracisz czas. Jeśli nie wiesz, co masz zrobić – dopytaj od razu o oczekiwania albo po prostu zignoruj sprawę. Gdy ta okaże się ważna, na pewno wróci do ciebie w jakiś sposób.

#5 POZWÓL SPRAWIE ROZWIĄZAĆ SIĘ SAMEJ
Zdarzają się czasem takie mejle, gdzie kilku(nastu) adresatów i kilka osób w kopii wiadomości otrzymuje serię trudnych (często abstrakcyjnych) pytań. Jeżeli nie jesteś jedną z osób wywołanych po imieniu do odpowiedzi, a nikt inny się nie wychyla, też nie spiesz się z reakcją. Prawdopodobnie nastąpi cisza w eterze, która może potrwać nawet kilka dni, tygodni, aż w końcu ktoś odpowie. Albo też temat wyklaruje się poza mejlami, na jakimś spotkaniu lub w kuluarach.

Zdziwisz się, jak często wielopoziomowe kwestie i nierozwiązywalne zagadki rozwiązują się „same”, bez twojego udziału.

#6 POROZMAWIAJMY JAK LUDZIE
Jeśli potrzebujesz zająć się trochę bardziej skomplikowaną sprawą, którą ktoś skierował do Ciebie przez mejl, po prostu złap za telefon lub pofatyguj swoje cztery litery, by załatwić temat w cztery oczy. Oszczędzisz sporo czasu, będziesz mieć okazję wszystko dobrze wytłumaczyć i dopytać, ponadto unikniesz nieporozumień.

Stosowałem tę metodę i zauważyłem, że choć pozornie zajmuje ona więcej czasu, to tak naprawdę w 80-90% przypadków oszczędzam czas i energię. Omija mnie przy tym frustracja związana z podwójną robotą lub rozjazdem w oczekiwaniach co do efektu końcowego. Oczywiście, zdaję sobie sprawę, że nie zawsze spotkanie twarzą w twarz jest możliwe. Od tego jednak mamy Skype’a, WebExy i inne aplikacje.

Polecam też bardziej asertywną wersję metody. W odpowiedzi na tego mejla, poproś od razu o spotkanie w celu przedyskutowania tematu. Może to być tele- lub wideokonferencja, może być rozmowa twarzą w twarz. Nieważne. Ktoś ma do Ciebie sprawę – niech ją najpierw porządnie wyjaśni. I niech sam znajdzie sposób. Z doświadczenia wiem, że co druga lub co trzecia sprawa nagle przestaje być taka pilna czy istotna, a temat umiera albo odkłada się w czasie. Czym dłużej będziesz stosować tę metodę, tym ludzie dłużej będą się zastanawiać, czy w ogóle zawracać ci głowę. Również dlatego, że wówczas oni będą mieli więcej roboty. Poza tym znacznie rzadziej będą ci wysyłać maile.

#7 DO KOSZA
OK, a więc przeczytałeś/aś maila. Brawo! A teraz go usuń. O ile nie ma w nim ważnych informacji, które będą ci niezbędne do pracy, jego miejsce jest w folderze Kosz. Nie przywiązuj się do mejli, nie traktuj ich jak rzeczy na wszelki wypadek, bo na 99% „wszelki wypadek” nie nastąpi. Jeśli sprawa jest priorytetowa – i tak wróci. Jeśli będzie potrzeba spojrzeć na mejla – pewnie nadawca nadal ma go w Wysłanych. W razie co, dział IT pomoże odzyskać plik. W Internecie nic nie ginie. A górka mejli działa tak samo stresująco, jak sterta gratów w domu.

#8 NIE MA MNIE
Wbrew pozorom, urlop jest jednym z największych czynników stresotwórczych. Między innymi przez presję związaną z czyszczeniem skrzynki i finalizowaniem zadań przed planowaną absencją, a także nadrabianiem zaległości po dłuższej nieobecności. Można tego uniknąć albo znacząco zmniejszyć nieporządane skutki.

Usłyszałem raz, jak jedna z moich koleżanek narzekała na swojego szefa, który po trzytygodniowym urlopie wrócił do pracy i zespołowi, którym zarządzał, powiedział tak: „Właśnie skasowałem wszystkie mejle, które dostałem podczas mojego urlopu. Jeśli jest coś ważnego, to przyjdźcie do mnie i o tym powiedzcie”. Koleżanka roztkliwiała się nad tym, jakie to było „chamskie” i „wogle bez szacunku do nich”, ale ja pamiętam, że pomyślałem wówczas: „Genialne!”

Można też wypróbować wersję soft i przed rozpoczęciem urlopu poprosić wszystkich bliskich współpracowników o dwukrotne zastanowienie się, czy wysłanie ci mejla podczas twojej nieobecności jest faktycznie niezbędne.

#9 NIE DZIĘKUJ
„Nie musisz mi dziękować”, powiedziała moja dawna szefowa Elizabeth, odnosząc się do kwestii thank you emails (czyli takich, w których jedynie dziękuje się za odpowiedź, podesłanie lub wytłumaczenie czegoś). „To w końcu moja praca. A przy okazji oboje nie tracimy czasu na niepotrzebne mejle”.

#10 STOP!
Gdy tylko odczuwasz nagłą potrzebę napisania mejla, zatrzymaj się na kilka sekund. Odetchnij, zastanów się, czy to na pewno najlepsza forma załatwienia sprawy. Jeżeli nie – nie wysyłaj. Adresat, nawet jeśli nieświadomie, na pewno to doceni.

Na koniec

Zarządzanie skrzynką to jedna z najważniejszych umiejętności w biurze. To zdolność, którą nieustannie trzeba ćwiczyć i rozwijać, by być w odpowiedniej formie. Raz zaniedbana, może spowodować lawinę niechcianych konsekwencji.

Jeśli połowę naszej pracy stanowi oganrianie skrzynki odbiorco, każde usprawnienie w tej dziedzinie jest nieocenione. Umiejąc zapanować nad przychodzącymi i wysyłanymi mejlami, mamy o wiele więcej czasu na… prawdziwą pracę, czyli na to, do czego zostaliśmy zatrudnieni. Gdy patrzę w mój opis stanowiska, nigdzie nie widzę słowa „e-mail”.

 

_______________________________________________________________
Powyższy wpis jest pierwszym epizodem z serii #TresuraStresu, który dotyczy zarządzania stresem w miejscu pracy. Od lutego, w każdy trzeci piątek miesiąca, będę publikował posty dotyczące kilku aspektów tego problemu.  Moim celem jest zaproponowanie ci takich technik, które pomogą ograniczyć niepotrzebny stres i napięcie, a przy tym wpłynąć na wydajność i satysfakcję z wykonywania codziennych zadań.

Jeśli znasz inne metody lub chcesz się podzielić wrażeniami i doświadczeniami w tym temacie, zachęcam do pozostawiania komentarzy pod wpisem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *