Nie spotykajmy się!

TRZY motta

„Czy możemy dziś skończyć spotkanie wcześniej, bo muszę jeszcze popracować?”

„Kończy się nam czas, proponuję więc kolejne zebranie, żebyśmy mogli dokończyć temat.”

„Chciałbym na dzisiejszym mitingu usłyszeć od Was komentarze na temat naszych mitingów i porozmawiać o tym, jak one powinny wyglądać w przyszłości”.

Klątwa mitingu

W kulturze pojęcie spotkania niesie ze sobą raczej pozytywny przekaz. Kojarzy się np. z miłym czasem w towarzystwie rodziny lub przyjaciół, z wymianą idei, poznaniem kogoś/czegoś nowego. Ale w pracy… To już zupełnie inna para kaloszy.

Zebrania w pracy, szczególnie w korporacjach, to zazwyczaj mordęga. Nuda. „Śmierć przez PowerPointa”. Gadanina bez wniosków. Spóźnieni uczestnicy i przedłużone wywody. Odciągnienie od zadań. Konieczność przygotowania się przed i gwarancja dodatkowej roboty po.

Kto pracował w biurze, ten wie.

Nie zamierzam prowadzić wywodu o tym, jak należy prowadzić spotkania czy jakie są szczegółowe statystyki dotyczące mitingów. Nie planuję też wskazywać wszystkich czynników wpływających na dobre, efektywne spotkanie. Faktem jest, że przez rozmaite źródła przewija się liczba trzech miliardów spotkań w samych Stanach rocznie, z czego prawie połowa zostaje uznana za niepotrzebne. Polecam szukanie wyników ankiet na własną rękę, w sieci dostępnych jest sporo artykułów i przyjaznych infografik.

Założeniem cyklu wpisów #TresuraStresu jest podzieleniem się kluczowymi praktykami poznanymi przez dziesięć lat obcowania w środowisku biurowym i naukach na dziesiątkach błędów, które w międzyczasie popełniłem. Nie uważam się za guru w tym temacie, niemniej jednak zdanie sobie sprawy z pewnych zależności oraz poznanie kilku sztuczek pozwoliło mi znacznie zredukować stres i ograniczyć marnotrawstwo czasu w godzinach pracy.

W poszukiwaniu straconego czasu
Po co?

Po co jest to spotkanie? Jak ma być w nim moja rola? Jak mam się przygotować albo co wcześniej dostarczyć? Co zamierzamy wspólnie osiągnąć?

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na te pytania, to prawie na pewno spotkanie nie jest kluczowe lub wartościowe, a twój udział w nim jest wątpliwy. Umiejętność priorytetyzowania zadań to korporacyjne must-have, toteż o ile ktoś nie dostarczy ci niezbędnych informacji do podjęcia decyzji na temat priorytetów, nie ma prawa gospodarować twoim czasem.

Samo określenie celu – i umiejętność osiągnięcia go w trakcie spotkania – nie jest wcale takie proste. Nieraz trzeba się pogimnastykować, żeby dobrnąć do oczekiwanego rezultatu. Nie znając go jednak zawczasu, zebranie skazane jest na fiasko.

Skracaj

Spotkanie trwa tyle, na ile czasu zostało wyznaczone. Serio.
Okej, na pewno znajdą się wyjątki potwierdzające regułę, ale sprawdziłem to na setkach spotkań. Zapoznałem się z tą regułą czytając „Zrób to do razu” Kerry’ego Gleesona, po czym zestawiłem własną biurową przeszłość z tym twierdzeniem, dodatkowo zacząłem obserwować uważnie to zjawisko… Cóż, gość miał rację.

Jeśli ustawisz spotkanie na 60 minut, to prawie na pewno tyle potrwa, choćby sedno sprawy zajęło uczestnikom 40 minut. Bo skoro i tak zostało nam trochę czasu, to może poruszmy tę inną zalegającą sprawę? A tak w ogóle co u ciebie? Słyszałeś co tamta z tamtego zespołu wczoraj zrobiła?

Rozwiązanie jest banalne: skróć spotkanie. Jeśli planujesz godzinę, ustaw 45-50 minut (albo zasugeruj organizatorowi). Pewnie, że nie zawsze się uda kogoś przekonać (nieśmiertelne „zostawmy godzinę, najwyżej skończymy wcześniej”), ale przynajmniej istnieje szansa wywołania refleksji. Kiedy zaś ty organizujesz miting – droga wolna!

Podstawowa korzyść to bonus czasowy, którego wcześniej nie było w planie – kwadrans dziennie to 3% średniego czasu w pracy, jednocześnie ustawowy czas na przerwę obiadową. Tak więc jedno krótsze spotkanie i masz drugi lunch w prezencie! Inną korzyścią jest pozostawienie przestrzeni na kawę, łazienkę czy przejście z jednego miejsca spotkania do drugiego bez opóźnień czy wywieszonego języka.

Śmiem twierdzić, że przy wyrobieniu nawyku i zdobyciu doświadczenia w gronie twoich współpracowników, będziecie w stanie załatwić sprawy w max 30 minut. Nota bene, żadne spotkanie nie powinno trwać ciągiem dłużej niż godzinę, w szczególnych okolicznościach granicą powinno być maksymalnie 90 minut.

Odpuść sobie

Odważ się – odrzuć zaproszenie. Zobacz, co się stanie. Nie znam twojego środowiska i charakteru pracy, lecz wierzę, że jeśli pracujesz w dużej korporacji, co drugie zebranie, na które dostałaś/eś zaproszenie, obejdzie się bez ciebie. Zresztą potwierdzają to statystyki (jak wyżej).

Często występująca trudność w rezygnacji z udziału w spotkaniu może się wiązać z trzema zjawiskami. Pierwsze to podskórny lęk przed „obrażeniem” kogoś – taki podskórny imperatyw związany z wpajanymi manierami. Drugi to poczucie obowiązku – skoro ktoś uznał, że mój wkład jestem potrzebny, to pójdę i pomogę. Trzeci zaś może się wiązać z mniej lub bardziej rozwiniętym FOMO („A co jeśli będzie mowa o czymś ważnym? Co jeśli zadecydują beze mnie?”).

Pozbądź się przekonań, zaryzykuj. Potem wyciągniesz wnioski z eksperymentu i dostosujesz je do siebie i realiów. Mówiłem o tym w zeszłym miesiącu, odnosząc się do e-maili – zdziwisz się, jak wiele spraw potrafi się obyć bez twojego udziału i bez straty dla twojej pracy. A często nawet z korzyścią – cztery zaoszczędzone kwadranse to 12,5% dnia roboczego – hmm, czyżby cztery dodatkowe lunche za friko?

Odpuść innym

Czy mniej ludzi na spotkaniu, tym lepszy rezultat ono przyniesie. Steve Jobs – jaki był, taki był – miał rację w tym temacie. Na spotkaniach oczekiwał obecności wyłącznie osób bezwzględnie kluczowych. Takich, bez których nie uda się podjąć decyzji. Żadnych uczestników nice-to-have ani dodatkowych ekspertów. Tylko ci super-niezbędni.

Osobiście uważam, że to dobry kierunek. Mówię: kierunek, bowiem nie każdy ma mandat dyrektora zarządzającego firmy, by ustalić takie zasady, także nieraz trzeba się po prostu podporządkować. W każdym razie szanse osiągniecia celu są znacznie większe przy wariancie kameralnym. Badania potwierdzają, że czym więcej uczestników, tym więcej rozproszeń, wątków pobocznych i tym trudniejsza moderacja.

Etykieta spotkań

Na ile możesz, spróbuj wpłynąć na twoje najbliższe otoczenie i wspólnie ustalcie zasady, których będziecie się trzymać. Przejrzystość i wspólne zobowiązanie z całą pewnością pomogą wszystkim.

W jednej z korporacji, w których pracowałem, ruszyła swego czasu wielka inicjatywa, mająca na celu stopniowe doprowadzenie spotkań do doskonałości w całym organizacyjnym pionie. Miałem przyjemność brać w niej udział jako jeden z lokalnych koordynatorów. Pamiętam, że bardzo mnie cieszył ten projekt. Spędzałem od 4 do 6 godzin dziennie na zebraniach, z których zazwyczaj nie mogłem się „wymiksować” (tzw. facylitacja spotkań była jednym z moich obowiązków, wpisanych w opis stanowiska). Z tego też powodu widziałem olbrzymią potrzebę zajęcia się tematem i niesieniem pomocy strudzonym kolegom, którzy przez nieefektywne mitingi zostawali po godzinach lub pracowali wieczorami z domu, co ostatecznie odbijało się na ich samopoczuciu i życiu prywatnym.

Byłoby świetnie, gdyby większość dużych firm przykładała wagę do tego tematu – zwłaszcza gdy zajmuje ona ponad połowę czasu w pracy (co badania określają jako standard). Zaniedbanie w tym obszarze porównałbym – nieco prowokacyjnie – do wysłania żołnierza na front bez mapy i szkolenia z obsługi karabinu.

DO BRZEGu

Choć tytuł postu sugeruje, że najlepiej w ogóle nie urządzać w pracy spotkań, nie jest to oczywiście przesłanie. Pewnie gdyby zrezygnować z zebrań, ciężar ustaleń i wymiany poglądów wylądowałby w skrzynce mailowej – co zazwyczaj jest jeszcze gorsze. Grunt to zadbać o to, by ludzie szanowali nasz i swój czas. Żeby spotkania miały sens, a organizator dbał o ich efektywność. A jak już jesteśmy na spotkaniu, wyciągnijmy z niego tyle, ile wcześniej zaplanowaliśmy.

Jeżeli nie przyłożymy do sprawy wagi, skończy się rozczarowaniem, opóźnieniem realizacji zadań i/lub obniżoną produktywnością, a w dłuższym rozrachunku złym samopoczuciem, pogorszoną oceną pracy i chronicznym zmęczeniem. A gdzieś tam w tle, przyczajony jak złodziej, czekać już będzie niechciany towarzysz: stres.

 

____________________________________________________

Powyższy wpis jest drugim epizodem z serii #TresuraStresu, który dotyczy zarządzania stresem w miejscu pracy. W każdy trzeci piątek miesiąca, będę publikował posty dotyczące kilku aspektów tego problemu.  Moim celem jest zaproponowanie ci takich technik, które pomogą ograniczyć niepotrzebny stres i napięcie, a przy tym wpłynąć na wydajność i satysfakcję z wykonywania codziennych zadań.

Jeśli znasz inne metody lub chcesz się podzielić wrażeniami i doświadczeniami w tym temacie, zachęcam do pozostawiania komentarzy pod wpisem.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *